Arbeidsgivers dokumentasjonskrav ved oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold

Av Anniken Iversen, Advokat MNA, Advokatfellesskapet Lovende

For at en oppsigelse skal ha saklig grunn må arbeidsgiver kunne dokumentere de forholdene som begrunner oppsigelsen. I denne artikkelen får du vite hva som bør inngå i dokumentasjonen.

Arbeidsmiljøloven er en sosial vernelov og det stilles strenge krav til dokumentasjon dersom arbeidsgiver skal gå til oppsigelse av en arbeidstaker på grunn av arbeidstakers forhold. For at en oppsigelse av en arbeidstaker skal være gyldig, må det for det første foreligge et saklig oppsigelsesgrunnlag jfr. AML § 15-7. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at en oppsigelse av arbeidstaker er saklig. For at en oppsigelse skal ha saklig grunn må arbeidsgiver kunne dokumentere de forholdene som begrunner oppsigelsen. I dette nyhetsbrevet får du vite hva som bør inngå i dokumentasjonen.

Vi viser også til en ny sak ved Jæren tingrett, se dom av 12. februar 2021, oppsigelse av en feltingeniør i et oljeselskap. Begrunnelsen for oppsigelsen var sviktende arbeidsprestasjoner. Han hadde vært ansatt i 10 år i ulike stillinger og var 62 år på oppsigelsestidspunktet. Han ble oppsagt etter omplassering til stilling som feltingeniør etter å ha innehatt stillingen i 8 måneder, begrunnet i sviktende arbeidsprestasjoner, feil i rapportskriving og for sen levering av disse. Arbeidsgiver mente han hadde fått tilstrekkelig med opplæring, og at arbeidsprestasjonen lå langt under det som kunne forventes. I dommen legger tingretten til grunn at feltingeniøren ikke hadde fått den opplæring som var nødvendig, og at det ikke var utarbeidet en tilstrekkelig og systematisk plan for og kontroll av opplæringen, samt heller ikke tilstrekkelig tid til å lære seg det nødvendige for stillingen. Retten mener oppsigelsen var forhastet. Arbeidstaker får noe kritikk for ikke å ha tatt kravene til rapportskrivingen alvorlig nok i begynnelsen og å ha overvurdert egne kunnskaper, men dette ble ikke ansett avgjørende.

Tydelige forventningsavklaringer

Arbeidsgiver må kunne dokumentere at medarbeideren har forstått hva som faktisk forventes av ham. Den ansatte skal vite hva som skal forventes både når det gjelder kvalitet og kvantitet, krav til oppførsel eller krav til oppmøte etc. Noe av dette kommer frem av arbeidskontrakten, resten må medarbeideren få informasjon og opplæring i. Viktig informasjon skal finnes i virksomhetens personalhåndbok og personalreglement. Vi anbefaler et kort introduksjonsprogram, der medarbeideren får en mentor eller en fadder. Slik kan mange spørsmål om bla. om bedriftskulturen avklares. Opplæring og onboarding må kunne dokumenteres. 

Advarsel

Arbeidsmiljøloven inneholder ingen bestemmelser om advarsel og det er ikke et formkrav. Er det gitt en advarsel må det kunne dokumenteres, les: advarsler skal være skriftlige. Er advarsel gitt muntlig, er en skriftlig bekreftelse på eventuelle muntlige advarsler dokumentasjon nok.  Mange spør hvor mange advarsler som må gis. Her må det foretas en konkret vurdering. I praksis vil advarsler bli tillagt sentral betydning i en rettsak hvor arbeidsgiver skal bevise saklig grunnlag for en oppsigelse.

Medarbeideren må gis mulighet til å forklare seg, og til å korrigere det uønskede

Dersom utfordringene ikke løser seg, er det viktig å ha oppfølgingsmøter der medarbeideren får klare tilbakemeldinger. Fra oppfølgingsmøtene må det skrives referat, samt lages en plan for hvordan medarbeideren skal nå sine oppgitte mål. Sett mål, still krav, og still spørsmål. Arbeidsgiver kan for eksempel si til en medarbeider at kvaliteten på det arbeidet som utføres ikke er som forventet, men at dette er det jeg forventer av deg. Husk å spørre om det er noe arbeidsgiver kan gjøre for at medarbeider skal nå målene, enten det er opplæring, støtte eller tid. Slik dokumentasjon kan også komme frem i referat fra årlige medarbeidersamtaler.

De fleste har avtalt prøvetid i arbeidsavtalen – bruk denne aktivt

Arbeidsgiver har en unik mulighet til å korrigere eventuelle avvik fra det som er forventet, og stille krav. Dersom oppsigelse gis i prøvetiden vil det også her bli stilt krav til at arbeidsgiver har gitt den nødvendige opplæring. 

Drøftingsmøte

I henhold til AML § 15-1 skal det være innkalt til og avholdt et drøftingsmøte før en oppsigelse gis. Møtet dokumenteres med et skriftlig referat.

Krav om skriftlig oppsigelse

Ved oppsigelse fra arbeidsgivers side skal oppsigelsen skje skriftlig. Oppsigelsen skal leveres til arbeidstaker personlig eller sendes rekommandert til arbeidstakers oppgitte adresse. Kravene til innholdet i en oppsigelse finner du i AML § 15-4. Hvis den ansatte krever det må du begrunne oppsigelsen skriftlig. 

Forhandlingsmøte

Er det krevd og gjennomført forhandlinger etter AML §17-3 skal det skrives en protokoll fra møtet.

Oppsummert

Dersom arbeidsgiver vurderer å avslutte arbeidsforholdet, har arbeidsgiver bevisbyrden for at arbeidstaker ikke presterer som forventet. Dette innebærer at arbeidsgiver må kunne dokumentere forhold som viser at arbeidstaker ikke gjør jobben sin som forventet til tross for veiledning og oppfølging. Dersom arbeidsgiver ikke klarer å dokumentere dette, er det stor sannsynlighet for at en oppsigelse ikke vil stå seg ved en eventuell rettslig overprøving.

Lær mer om blant annet dette temaet på 3-timers kurset «Arbeidsrett fra A til Å» 7. april